Browsed by
Category: Arsip

Definisi Sistem Penyimpanan Arsip dengan Sistem Wilayah

Definisi Sistem Penyimpanan Arsip dengan Sistem Wilayah

Sistem Penyimpanan Arsip dengan Sistem Wilayah – Pengertian sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah mengirim surat.

Pengertian arsip yaitu sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

sistem penyimpanan arsip sistem wilayah

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di beberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada.

Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut.

Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Wilayah (Geographical Filling System)

sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara)

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah antara lain:

1). Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2). Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemah sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah antara lain :

1). Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2). Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3). Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.

Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah supaya tetap aman, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.